Datenschutz

1. Verantwortliche & Datenschutzkontakt

Externe Datenschutzbeauftragte

Diese Kontaktdaten wurden aus der bisherigen Datenschutzerklärung von dialomedia übernommen. Bis zur Bestätigung ihrer Aktualität können Sie sich mit Datenschutzanliegen jederzeit direkt an dialomedia wenden.

2. Besuch der Website & Hosting

Beim Abruf der Website werden insbesondere IP-Adresse, angeforderte Adresse, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Status- und Fehlerdaten verarbeitet. Das ist erforderlich, um Inhalte auszuliefern, Fehler zu beheben und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Webauftritt.

Diese Website wird auf dem von dialomedia beauftragten Webspace bei Taro betrieben. Musterbestelldaten werden in einer MySQL-Datenbank gespeichert; Druckdateien liegen in einem geschützten Speicherbereich außerhalb des öffentlich erreichbaren Website-Verzeichnisses. Für die Nutzung dieser Website ist kein ChatGPT-Konto erforderlich. Die genaue Anbieterfirmierung, der Serverstandort und die vertraglichen Datenschutzvereinbarungen werden vor dem öffentlichen Start anhand des Hostingvertrags abgeglichen.

Unsere Schriftdateien und Website-Bilder werden über die Website ausgeliefert. Der Website-Code bindet derzeit keine Analyse- oder Werbetracker, Social-Media-Pixel, externen Schriftabrufe oder Karten- und Videoplayer ein.

3. Cookies, lokaler Speicher & Ihre Auswahl

Technisch notwendige Speicherzugriffe dienen den ausdrücklich angeforderten Funktionen und der Verwaltung Ihrer Datenschutzentscheidung. Grundlage dafür ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende personenbezogene Verarbeitung erfolgt je nach Zweck nach Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO. Eine freiwillige KI-Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist davon getrennt.

Cookie- & Datenschutzeinstellungen öffnen

Die KI ist standardmäßig nicht freigegeben. Sie können Ihre Auswahl jederzeit ändern oder widerrufen. Ein Widerruf gilt für zukünftige Aufträge und berührt die Rechtmäßigkeit bereits erfolgter Verarbeitungen nicht. Wenn Ihr Browser die Speicherung blockiert, gilt die Auswahl nur für die geöffnete Seite.

4. Kontaktaufnahme & Rückrufwünsche

Unsere Kontakt- und Serviceformulare bereiten eine Nachricht zunächst nur in Ihrem Browser vor. Erst wenn Sie diese über Ihr eigenes E-Mail-Programm absenden, erhält dialomedia Ihre Angaben. Je nach Anfrage sind dies Name, Unternehmen, Telefonnummer, Anliegen sowie freiwillig angegebene Projekt-, Karten- oder Bestellreferenzen.

Wir nutzen die Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für die Kommunikation mit Ihnen. Bei einer Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei sonstigen Anfragen oder der Kommunikation mit Beschäftigten eines Geschäftspartners Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist die sachgerechte Beantwortung Ihres Anliegens. Bitte senden Sie keine vollständigen Kartennummern, PINs oder unnötigen sensiblen Angaben.

5. PictureCard: Foto, Entwurf & Musterbestellung

Lokales Gestalten

Die Motivauswahl, das Laden eines eigenen Fotos, Zuschneiden, Helligkeits- und Farbkorrekturen, Grußtexte und die QR-Code-Erzeugung finden im Browser statt. Allein durch die Auswahl eines eigenen Fotos wird dieses nicht auf unseren Server hochgeladen. Der Entwurf liegt im Arbeitsspeicher des geöffneten Tabs. Beim Schließen oder Neuladen kann er verloren gehen. Auch ein JPEG-Download wird lokal erzeugt.

Eine Übermittlung von Bildinhalten erfolgt erst bei einem ausdrücklich gestarteten KI-Auftrag oder beim Absenden einer Musterbestellung. Bitte verwenden Sie nur Inhalte, für deren Nutzung und gegebenenfalls Weitergabe Sie die erforderlichen Rechte haben.

Gutscheincode und Bestellung

Für den Musterversand erfassen wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Unternehmen. Zur Prüfung der E-Mail-Adresse erhalten Sie einen Gutscheincode. Bei der Bestellung kommen Lieferadresse, Telefonnummer, Stückzahl, Gestaltungsdaten und die beiden Druckdateien hinzu. Gestaltungsdaten können persönliche Grüße, Namen, Fotos und den optionalen Videolink enthalten.

Diese Informationen werden in der Datenbank bzw. im privaten Dateispeicher des Hosting-Systems abgelegt. Die für Produktion und Versand zuständigen Beschäftigten von dialomedia erhalten die Bestellung mit Lieferdaten und Druckdateien. Zum Versand werden die erforderlichen Empfänger- und Adressdaten an den eingesetzten Post- oder Paketdienst weitergegeben.

Rechtsgrundlage für den angeforderten Muster-Service ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Kommunikation mit betrieblichen Ansprechpartnern und den Schutz vor Missbrauch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bestellnummern, bestätigte E-Mail-Adressen und technische Prüfdaten verhindern insbesondere doppelte oder unberechtigte Musterbestellungen. Zur Begrenzung missbräuchlicher Formularaufrufe verwendet die Anwendung zeitlich begrenzte, gehashte IP-bezogene Kennungen. Es findet keine automatische Newsletter-Anmeldung statt.

Transaktions-E-Mails mit Resend

Gutscheincodes, Bestellbestätigungen und interne Druckaufträge werden über Resend (Plus Five Five, Inc., USA) versandt. Dabei werden Empfängeradresse, Nachrichteninhalt, Zustellinformationen und bei Druckaufträgen auch die JPEG-Anhänge verarbeitet. Dies dient der Durchführung und dem Nachweis des angeforderten Services. Ein Versandstandort in der EU bedeutet bei Resend nicht, dass alle Daten dort gespeichert werden; Resend nennt die USA als Speicherort.

Resend beschreibt für seine regulären Free-, Pro- und Scale-Tarife eine Aufbewahrung von E-Mail- und Protokolldaten für 30 Tage. Abweichende Enterprise-Regelungen sowie Sicherungs- und gesetzliche Pflichten können hinzukommen. Kopien in den Empfängerpostfächern werden davon nicht automatisch gelöscht. Datenschutz und Aufbewahrung bei Resend.

6. Freiwillige KI-Bildgestaltung mit OpenAI

Erst mit Ihrer Einwilligung und einem von Ihnen gestarteten Bildauftrag übermitteln wir Ihren Bildwunsch an die OpenAI-API. Bei der Bearbeitung eines bestehenden Bildes wird zusätzlich der gewählte, für die Karte aufbereitete Bildausschnitt übertragen. Der Anbieter erstellt bzw. bearbeitet daraus das Motiv und sendet es an den Gestalter zurück. Anbieter für Kunden im EWR ist OpenAI Ireland Ltd.; OpenAI und seine Unterauftragnehmer können Daten auch außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, verarbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die KI ist freiwillig: Galerie, eigene Fotos ohne KI, lokale Bildregler und Musterbestellungen bleiben ohne diese Einwilligung nutzbar. Bitte übermitteln Sie keine Gesundheitsdaten oder andere besonders sensiblen personenbezogenen Daten und keine Bilder anderer Personen ohne ausreichende Berechtigung.

Unsere Anwendung speichert für KI-Aufträge Kennung, Zeitpunkt, Verarbeitungsstatus, Einwilligungstext-Version und technische Verbrauchsdaten. Besteht bereits eine bestätigte Bestellsitzung, kann der Auftrag ihr zugeordnet werden. Bildwunsch, Eingangsbild und Ergebnis werden in diesem Auftragsprotokoll nicht dauerhaft gespeichert. Erst eine Musterbestellung speichert die fertigen Druckdateien gesondert.

OpenAI verwendet API-Ein- und Ausgaben nach seinen Standardbedingungen nicht zum Modelltraining, sofern der Kunde nicht ausdrücklich eine Datenfreigabe aktiviert. Die Standarddatenkontrollen sehen für Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle eine Aufbewahrung von bis zu 30 Tagen vor; gesetzlich erforderliche oder sicherheitsbedingte Ausnahmen sind möglich. Eine besondere „Zero Data Retention“-Vereinbarung wird hier nicht zugesichert. Details: OpenAI-Datenkontrollen.

Sie können die Einwilligung über die Datenschutzeinstellungen oder das Häkchen im KI-Gestalter widerrufen. Danach werden keine neuen KI-Aufträge über den Gestalter gestartet. Bereits laufende oder abgeschlossene Übermittlungen lassen sich dadurch nicht rückgängig machen. Für Auskunfts- oder Löschanliegen kontaktieren Sie dialomedia.

7. Videobotschaft & YouTube-Link

Videos werden nicht bei dialomedia hochgeladen oder gespeichert. Sie laden Ihr Video selbst bei YouTube hoch und fügen dessen Link in den Gestalter ein. Der QR-Code entsteht lokal, ohne YouTube dafür aufzurufen. Bei einer Bestellung ist der Link Bestandteil der Gestaltungs- und Druckdaten.

Erst wer einen YouTube-Link öffnet oder den QR-Code scannt, ruft YouTube auf. Dort verarbeitet Google Daten nach seinen eigenen Bedingungen. Anbieter im EWR ist Google Ireland Limited. Ein „nicht gelistetes“ Video ist nicht privat: Jeder mit dem Link oder der Karte kann es ansehen und den Link weitergeben. Dauer und Löschung bestimmen Sie in Ihrem YouTube-Konto; eine automatische Löschung durch dialomedia nach 50 Tagen findet nicht statt. Datenschutzhinweise von Google.

8. Empfänger & internationale Verarbeitung

Empfänger sind die zuständigen Beschäftigten von dialomedia, die genannten Hosting-, Speicher-, KI- und E-Mail-Dienstleister sowie beim Musterversand der eingesetzte Versanddienst. Eine Weitergabe zu fremden Werbezwecken ist im Website-Ablauf nicht vorgesehen. Dienstleister können weitere Unterauftragnehmer einsetzen.

Die Anbieterunterlagen von OpenAI und Resend sehen für internationale Übermittlungen insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder, soweit einschlägig, Angemessenheitsbeschlüsse vor. Daraus folgt keine Zusicherung einer reinen EU-Verarbeitung. Die für das Firmenkonto geltenden Vereinbarungen und konkreten Unterauftragnehmer müssen vor dem öffentlichen Start abgeglichen werden. Informationen zu den eingesetzten Garantien können Sie bei dialomedia anfordern.

Anbieterinformationen: OpenAI-Auftragsverarbeitung, Resend-Auftragsverarbeitung.

9. Wie lange werden Daten gespeichert?

Maßgeblich sind der jeweilige Zweck, die Bearbeitung noch offener Anliegen, gesetzliche Aufbewahrungspflichten und gegebenenfalls die Wahrung oder Abwehr konkreter Rechtsansprüche. Nicht jede Datenart muss gleich lange aufbewahrt werden. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

• Browserauswahl und Sitzung: 180 Tage bzw. 7 Tage wie oben beschrieben. Nicht abgesendete Entwürfe bestehen nur im geöffneten Tab.
• Gutscheincode: 30 Tage Gültigkeit. Das Ablaufdatum löscht den zugehörigen Kontakt nicht automatisch.
• Anfragen: solange zur Bearbeitung und nachvollziehbaren Kommunikation erforderlich; bei aufbewahrungspflichtiger Geschäftskorrespondenz im gesetzlich vorgesehenen Umfang darüber hinaus.
• Musteraufträge und Druckdateien: solange für Produktion, Versand und konkrete Rückfragen benötigt. Aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen werden von nicht mehr benötigten Bild- und Druckdateien unterschieden.
• Technische Protokolle: nach den Betriebs- und Sicherheitszwecken des jeweiligen Dienstes; Anbieterfristen und Ausnahmen sind in den verlinkten Informationen erläutert.

Für Kontakte, abgeschlossene Musteraufträge, Druckdateien und KI-Auftragsprotokolle ist derzeit keine automatische Löschroutine eingerichtet. Die Prüfung und Löschung muss im Betrieb manuell erfolgen. Ein verbindlicher interner Prüf- und Löschplan wird vor dem öffentlichen Start festgelegt; eine automatische 30- oder 50-Tage-Löschung dieser Daten wird nicht behauptet.

10. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruch: Soweit wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 Abs. 1). Gegen eine Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen (Art. 21 Abs. 2).

Richten Sie Ihr Anliegen an info@dialomedia.de oder an die oben genannte Datenschutzbeauftragte. Zur sicheren Zuordnung können wir einen geeigneten Nachweis Ihrer Identität benötigen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77). Für dialomedia ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) zuständig: Promenade 18, 91522 Ansbach, Telefon +49 981 180093-0. Kontakt und Beschwerdemöglichkeit beim BayLDA.

Die Angabe von Daten ist grundsätzlich freiwillig. Ohne die als erforderlich gekennzeichneten Angaben können wir eine Anfrage oder Musterbestellung nicht bearbeiten; ohne KI-Einwilligung steht nur die KI-Funktion nicht zur Verfügung. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet in den beschriebenen Website-Abläufen nicht statt.